A ata de registro de preço é um recurso utilizado na contratação de bens e serviços por meio de licitação nas modalidades de concorrência ou pregão. Nestes cenários, as empresas assumem o compromisso de fornecer preços e prazos registrados previamente. E, assim, o processo de adesão só é concluído quando os órgãos que integram a ata desejarem.
“Uma venda através de ata é uma modalidade de negociação direta para órgão público. Isso ocorre porque para vender para uma instituição do governo, é necessário participar de uma licitação. Em outras palavras, eles são obrigados a comprar através de licitação”, esclarece Maria Lima, especialista na área de vendas governamentais.
A entidade que gere e determinada ARP é a responsável em captar o maior número de organizações públicas com o mesmo interesse de aquisição e também a encarregada de providenciar os passos da licitação.
Esse órgão dirigente também tem o papel de autorizar ou não a chamada “carona” para os demais não participantes da ata, mas que pretendem fazer a mesma adesão de bens ou serviços. Após a conclusão da licitação, o gerenciador registra os preços do licitante vencedor e publica o documento que terá validade de 12 meses a partir da data da assinatura.
Depois de um ano vigente, caso os preços da ata de registro se mantenham vantajosos para as entidades participantes em relação aos valores do mercado, o órgão responsável pode renovar a validade – sempre com o mesmo tempo de vigência.
Vantagens de adesão da ata de registros de preços
Sua maior vantagem é o acesso a melhores preços dos fornecedores em detrimento da quantidade de aquisições, já que nesta fórmula de licitação a compra será feita por diversos órgãos no mesmo período. Outra vantagem é a possibilidade de fazer a aquisição parcelada ou até mesmo não fazer nenhuma, caso não seja o momento de investir.
Agora, para as instituições não participantes, o maior benefício é poder fazer a chamada “carona” no processo licitatório de outra entidade, o que gera economia e otimização de tempo. E, no cenário das empresas, essas ganham por fornecer para um número ilimitado de órgãos públicos.
Os fornecedores que participaram da licitação, mas não foram vencedores, também podem registrar seus produtos na ata de registro de preços. Para isto é necessário solicitar em tempo hábil ao órgão gerenciador o seu cadastro seguindo os mesmos valores da licitante escolhida.
Quem pode aderir à ARP?
De acordo com o Decreto Federal nº 7892/13, no art. 22, parágrafos 8º e 9º, as regras para adesão são:
- “É vedada aos órgãos e entidades da administração pública federal a adesão a ata de registro de preços gerenciada por órgão ou entidade municipal, distrital ou estadual”.
- “É facultada aos órgãos ou entidades municipais, distritais ou estaduais a adesão à ata de registro de preços da Administração Pública Federal”.
Onde buscar e como pesquisar a ata de registros de preço?
Já sabemos o que são as atas, como funcionam e suas vantagens, mas como encontrá-las? Existem diversos meios possíveis de buscar por registros de produtos e serviços disponíveis – desde sites aos próprios fornecedores. Porém, o caminho mais seguro é através do portal de transparência do governo, então, como ressalta Maria Lima: “Geralmente, exige uma procura muito técnica, mas o modo mais assertivo é a busca nos portais de transparência dos estados e no do governo federal. A pesquisa deve ser feita com as características do objeto para que assim seja organizada uma lista de fornecedores mais específica”.
Portal de Transparência do Governo
Através do portal da transparência, você encontra o SIASG – Sistema Integrado de Administração de Serviços Gerais. O recurso foi instituído pelo art. 7º do Decreto nº1.094, de 23 de março de 1994, e é um meio informatizado de apoio às atividades operacionais do SISG – Sistema de Serviços Gerais. Seu objetivo é unir os órgãos da administração pública federal direta, autárquica ou fundacional.
Ou seja, é no Siasg onde são realizadas as operações das compras governamentais dos órgãos integrantes do Sisg – o que inclui:
- Divulgação e a realização das licitações;
- Cadastro de fornecedores;
- Catalogação de materiais e serviços;
- Registro dos contratos administrativos;
- Emissão de notas;
Para as instituições que não integram o SISG, ainda é possível utilizar o Siasg, integralmente ou em módulos específicos, por meio de adesão formal para uso do sistema, mediante assinatura.
Passo a passo de como buscar por atas de registro de preços no portal da transparência:
Para começar, acesse o site do Governo, depois siga as etapas abaixo:
- Antes de mais nada, o importante é localizar uma ata de registro de preços vigente. No Portal de Compras do Governo Federal, no menu “Gestor Público”, seguido dos submenus “Consultas”, “Compras Governamentais”, “Atas” e “Atas de Registro de Preço por Material/Serviço” – você irá iniciar o processo de busca específica.
- Após o caminho acima, deverá ser preenchido o campo “data de vigência da ata”, respeitando o limite máximo para a seleção de um ano. Em seguida, escolha o campo desejado (material ou serviço). Depois da seleção, abrirá uma janela para que seja preenchido o nome do material. Para finalizar a etapa, clique em avançar. Desta forma, será disponibilizada uma lista de itens com diversas descrições. Selecione a descrição que atende melhor a demanda. Isso fará com que volte à tela anterior, no entanto, com o material já selecionado. Preencha o campo “Unidades de Federação” entre as opções disponibilizadas e clique em “consultar”. O Sistema fornecerá os órgãos que tenham atas vigentes do material selecionado. Entre na opção “detalhar” para visualizar o valor do material comprado pelos e o número do item da licitação.
- Encontrada as atas vigentes, deverá ser anotado o número da UASG Gerenciadora e o código da licitação – esses dados são pré-requisitos para a obtenção dos documentos do edital, termo de referência e o relatório de homologação.
- Em seguida, realize o download do edital. Para isso, vá no Portal de Compras do Governo Federal, no menu “Gestor Público”, seguido dos submenus “Consultas”, “Compras Governamentais”, “Licitações” e “Avisos de Licitações”. Preencha o campo “Número de Licitação”, em seguida, “Cód. UASG (Unid.de Compra)”, e clique em selecionar. O sistema abrirá uma janela para que o “Cód. UASG” seja preenchido com o número anotado. Clique em “OK”, escolha o código e depois clique em “Selecionar”. Após, clique em “Itens e Download” e baixe o edital.
- O próximo passo é verificar se o órgão permite adesão tardia à ata de registro de preços (carona). Para isso, depois de concluir o download do edital, será preciso verificar as cláusulas deste. Veja a descrição do item no termo de referência do edital, bem como o quantitativo total, uma vez que na adesão tardia o quantitativo a ser solicitado ao órgão gerenciador não pode ultrapassar o quantitativo adquirido pelo mesmo.
- Por fim, verifique o valor homologado e a empresa vencedora. A informação será encontrada no Portal de Compras do Governo Federal, novamente, no menu “Gestor Público”, seguido por “Consultas”, “Compras Governamentais”, “Pregões” e “Atas/Anexos”. Preencha os campos “Cód. UASG” e “Número Pregão” e clique em “OK”. Vá no “Nº do Pregão”, “Termo de Homologação”, localize o código do item desejado e consulte o valor adjudicado.
Banco de ARPs
Além do portal da transparência, existem sites próprios que reúnem atas de registros de preços vigentes. Chamados de bancos de atas, muitas vezes, ele possibilita uma busca mais prática e efetiva, se comparada aos passos do caminho oficial. Abaixo, listamos alguns desses locais para auxiliar o encontro com os bens ou serviços de interesse.
Portal do Governo
Através do Portal Governo é possível acompanhar desde a orientação de todo o processo de adesão às atas de registro de preços, até as fases de contratação, produção, entrega, identificação de recursos, pagamento e pós-venda. Ele abrange inúmeros setores, auxiliando na busca de transporte, infraestrutura, saúde e segurança a itens de papelaria.
Ata Forte – Soluções para otimizar espaços
O site Ata Forte é referência no mercado brasileiro em atendimento governamental desde 1999. Por meio do sistema de gestão próprio, atende às expectativas dos clientes, se destacando entre as empresas do mercado de produtos e serviços. Sendo, hoje, referência pelas contribuições nas soluções eficientes e econômicas para as compras públicas. Seus serviços também são 100% gratuitos.
Fonte de Preços – Praticidade em cotações públicas
A Fonte de Preços reúne ferramentas particulares para auxiliar nas buscas, o que chamam de “Setor de Cotações” com pessoas reais. Além de consultar preços públicos, o portal gera relatórios e conta com inúmeras outras funções de expertise para realizar cotações de itens específicos e sempre priorizando os melhores valores.
São mais de 500 mil fornecedores cadastrados, 31 milhões de preços públicos e mais de 13 mil cotações personalizadas.
Memora
A Memora é uma empresa, inicialmente, focada em avaliação, diagnóstico, reformulação e melhoria de controles e procedimentos empresariais, mas que também apresenta um banco completo de atas de registros de preços para soluções e serviços. Para chegar às selecionadas, a organização disponibiliza um especialista para auxiliar na busca – importante entrar em contato para mais informações, como possíveis valores de custo.
Banco de Preços
Há 10 anos no mercado, Banco de Preços funciona por assinatura e se destaca por ser considerado a maior base de preços públicos do Brasil com abrangência federal, estadual e municipal. Além disso, apresenta um software único compilando todas as informações necessárias para buscas de atas e suporte ilimitado de um time de especialistas em pesquisa de preços.
Banco de Atas
O Banco de Atas foi idealizado com o propósito de somar bens e serviços disponíveis para adesões às atas de registro de preços. Sendo uma ferramenta colaborativa ao servidor público, concentra uma grande variedade de produtos registrados em um único lugar, facilitando a localização.
Através do site é possível reduzir até 90% do tempo de contratação ou aquisição e obter maior economia utilizando contratações mais volumosas.
Sites fornecedores
Conforme citamos na introdução, alguns fornecedores que ganharam licitações, disponibilizam as atas de registro de preços que integram em seus sites oficiais, também facilitando as buscas por produtos e serviços específicos. Ou seja, se tem uma empresa em mente, vale conferir se esta já não oferece a ata pela qual está procurando.
A Layoutcom, por exemplo, oferece as próprias atas vigentes para linhas completas de móveis para escritórios e hospitais em seu portal. Assim, aderindo a preços federais da empresa ainda disponíveis.
Encontrei a ata, e agora?
O órgão não participante da ARP, caso tenha interesse em fazer adesão aos produtos e soluções registrados, deverá seguir um passo a passo para pegar “carona” em determinada ata. Para isso, será necessário fazer uma requisição interna de despesas e enviar uma solicitação de autorização de adesão referente ao produto ou serviço que se pretende fazer a aquisição tanto para o órgão gerenciador da ata como para a empresa vencedora da licitação.
“Será necessário fazer as duas solicitações para saber se o órgão gerenciador disponibiliza a carona no processo dele e perguntar ao fornecedor se ele aceita entregar o objeto em um novo destino com as mesmas condições da licitação original”, explica Maria.
Ela também destaca que a grande vantagem de ser um “carona” é pular a etapa da licitação. Ou seja, ir direto para compra e venda, o que é muito utilizado em situações de urgência. Já que uma licitação rápida pode se estender por até três meses, enquanto o processo de “carona” pode ser finalizado em uma semana.
Após a liberação que acontecerá caso tenha mercadorias suficientes disponíveis, o “carona” precisará elaborar um documento com a justificativa da compra e encaminhar todo o processo para a análise da Procuradoria.
Dica final
Como vimos, existem diversos sites e modos de onde e como encontrar atas de registro de preços. Os bancos de atas e os próprios sites de fornecedores estão disponíveis em toda a rede para otimizar seu tempo de pesquisa, o que é super válido, pois através do Google ou outras plataformas de busca fica mais difícil de chegar aos resultados desejados.
Porém, por segurança, sempre vale conferir o resultado no portal de transparência do governo para validar as informações, já que este é o meio mais efetivo para consultas.
